Votre inbox n’est pas une liste de tâches

L’interminable quête de l’inbox zéro

On ne peut plus se mentir encore et encore. Il faut avouer. Heureusement, le simple fait de l’admettre est un pas dans la bonne direction. Alors on fait le grand saut : un inbox n’est pas une liste de tâches. Nope! Et ne criez pas à l’indignation, je perçois déjà le désaccord absolu chez certains d’entre vous. Je n’ai aucun mérite dans cette affirmation, je ne suppose rien, c’est un fait. Le changement est ce que l’être humain aime le moins. Alors, quand il est temps changer de très vieilles habitudes, ce n’est pas gagné. Mais je vous rassure, c’est très faisable, voire indispensable.

Et je sais de quoi je parle parce que j’ai un compte Gmail depuis sa phase bêta en 2004. 16 ans de mails ça en fait beaucoup. Et je ne vous parlerai pas de l’époque des BBS où j’avais fait installer à mon domicile 5 lignes téléphoniques, des modems, et que j’étais un “hub” pour le service de “netmail” et “echomail”, FidoNet ! Là, on se retrouve dans les années 90. Euh.

En 2020, les choses sont bien différentes, mais le problème auquel nous faisons face était un peu prévisible à l’époque.

Les causes menant à la quantité de mails

La quantité de mails que nous recevons ne cesse d’augmenter et malgré les différentes bonnes pratiques envisageables, il faut vraiment prendre conscience du problème, analyser notre façon de fonctionner et apporter les changements nécessaires pour être mieux structurés et plus efficaces. Quelles sont les causes de cette augmentation du volume de mails ?

1- Le flux d’information augmente

Nous consommons quotidiennement une quantité incroyable d’information, sous différentes formes. Que ce soit sur internet, les réseaux sociaux, les infolettres, les publicités, les abonnements, et plus encore. Nous sommes inondés dans tous les sens. Il est donc normal que notre inbox se remplisse à vue d’oeil si on ne gère pas efficacement.

2- Chacun peut avoir son nom de domaine

Au fil des années, plusieurs services ont été créés et nous permettent d’avoir notre propre nom de domaine. Les blogs par exemple nous donnent la liberté de créer du contenu, discuter et partager avec le monde entier. On a qu’à penser aux commentaires, messages privés, etc. pour comprendre à quel point l’inbox peut être impacté. Certains vont même jusqu’à créer un nom de domaine simplement pour avoir une adresse mail plus “personnalisée” (www.prenom-nom.com). Pourquoi pas !

3- Diversification des comptes pro et perso

Nous avons tous été confrontés au fait que nous avons des comptes mails personnels, mais aussi, dans la majorité des cas, un compte pro hébergé par notre employeur sur les serveurs d’entreprises. On se retrouve donc à minima avec 2 comptes mail.

4- Les comptes poubelles

L’explosion d’internet nous permet d’avoir des comptes auprès de différents fournisseurs de services que nous utilisons, des boutiques où l’on fait des achats, des forums d’information, etc. Sachant que les listes sont souvent des sources de spam, on a tous eu à un moment donné l’idée (c’est légitime) de créer des “comptes poubelles”. Des comptes que l’on n’utilise pas vraiment sachant que ce qui s’y retrouve n’a pas beaucoup d’importance. On vérifie de temps en temps, mais sans plus. Voilà un compte de plus à gérer, malgré tout.

5- Les comptes secondaires

Les comptes secondaires sont ceux qu’on utilise par exemple en cas de soucis avec notre compte principal. Par exemple si le compte principal est bloqué (erreur de notre part, décision du fournisseur ou compte piraté, par exemple) il nous est possible de résoudre le problème en utilisant le compte secondaire. Un 2e identifiant pour valider les étapes de récupération du compte à problème. Beaucoup de fournisseurs demandent un compte secondaire pour s’identifier. Et voilà une autre raison de multiplier le nombre de comptes mails.

6- Quand on a plusieurs chapeaux

Il suffit de créer sa société pour réaliser à quel point il est important de créer différents comptes mail en fonction des responsabilités. Pour un entrepreneur qui doit porter plusieurs chapeaux, voire TOUS les chapeaux, il est très pertinent de créer par exemple un compte à son nom (c.-à-d.prenom.nom@ma-societe.com), un compte pour les demandes d’information (c.-à-d. info@ma-societe.com), un compte pour les ventes (c.-à-d. ventes@ma-societe.com) et ainsi de suite. Vous avez compris, encore une fois le nombre de comptes mail augmente.

Il y a probablement d’autres raisons auxquelles je n’ai pas pensé, si c’est le cas je suis curieux d’en savoir davantage.

La problématique

Le problème est simple, la quantité de mails qui entrent dans notre Inbox (oui, oui, boîte de réception, je sais. Mais moi je préfère Inbox) augmente sans cesse. Si vous conservez vos comptes séparément alors vous devez vérifier chaque compte. Si vous optez pour l’unification de vos comptes, c’est-à-dire que tous vos inbox se retrouvent dans un seul compte mail et sous forme d’alias (c’est LA solution), alors c’est plus simple. Mais vous constaterez de toute façon que la quantité de vos messages entrants augmente. Vous êtes une personne responsable et intègre, donc la pression augmente elle aussi. Vous avez certainement entendu parler de cette personne qui a craqué au bureau parce que son Inbox n’arrêtait pas d’augmenter et son cerveau a disjoncté. Dépression. Burn-Out. Arrêt de travail.

En 2001, David Allen a publié pour la première fois son livre Getting Things Done. Une approche simple et logique pour gérer les tâches, garder son sang-froid et prendre action sur les bonnes choses au bon moment. Bon, il y a bien sûr plus que ça dans son oeuvre, mais en gros ça résume bien le travail du monsieur. Dès lors, l’acronyme GTD était né. Cette méthode peut-être mise en place avec seulement des classeurs papier, crayons de couleur, etc. Ou alors avec des outils informatiques simples ou très complexes, selon les besoins. Nous avons aujourd’hui à notre disposition une quantité incroyable d’applications sur nos téléphones, tablettes et ordinateurs. Il suffit de faire le bon choix.

Mais laissons de côté ces outils pour l’instant, l’article d’aujourd’hui est au sujet des logiciels de mail, plus particulièrement la gestion du Inbox. Donc partant du fait que nous avons plusieurs comptes mail, et que la quantité de mails ne va pas diminuer (ah bon, pourquoi pas ?) instantanément, voici mon approche sur le sujet. Et il se trouve que ça fonctionne, alors je partage mon expérience avec vous. Qui sait, ça évitera peut-être un burn-out quelque part !

Les solutions

J’ai pour principe de réduire la quantité de ce qui rentre avant d’essayer de jongler avec une quantité ridicule d’information. Voici donc ma recette pour atteindre le Inbox Zéro.

1. Se désabonner de tout ce qui n’est pas important, inutile ou de mauvaise qualité.
2. Se désabonner de toutes les alertes pour du nouveau contenu qu’on n’aura de toute façon pas le temps de consulter.
3. Beaucoup de fournisseurs, malgré le RGPD mis en place récemment, ne se préoccupent pas de vos “désabonnements” et continueront de vous envoyer des messages. Installer un logiciel antispam (par exemple SpamSieve sur Mac) qui vous permettra d’identifier l’origine et bloquer systématiquement. Voilà un problème de moins à gérer, ça se fait tout seul.
4. On critique souvent Google pour un tas de choses, mais j’ai réglé 99% de mes problèmes de spam en intégrant tous mes comptes mail en tant qu’alias sur mon compte Gmail. Combiné à SpamSieve, je suis passé de 2000 spams par semaine à 2-3 par jour. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette pratique, merci de me laisser savoir dans les commentaires.

Et là on arrive dans le vif du sujet. Il n’est plus question de l’aspect à peu près involontaire de votre part (les 4 points précédents), mais bien de la façon dont VOUS allez gérer le flux entrant. On parle de votre méthode de travail. C’est là que les notions de GTD entrent en ligne de compte. Votre inbox n’est pas une liste de tâches. Votre inbox est simplement un point d’entrée dans votre flux de travail, des éléments sur lesquels vous devez prendre action directement. Chaque chose à sa place comme on dit.

1. Tous les mails qui entrent dans votre inbox nécessitent votre attention. Tout ce qui est spam a été éliminé pour vous, vous avez réduit la quantité d’abonnements et les alertes inutiles. Vous êtes maintenant en mesure de prendre action sur des choses qui vous concernent, vous allez prendre une série de décisions. Des décisions très simples :
   – Ce message ne me concerne pas ou c’est de l’information à consulter éventuellement. Je déplace donc dans un dossier bien identifié pour le retrouver au besoin, le moment venu. OUT!– Ce message nécessite une action de ma part et ça ne demande que 1-2 minute, alors je le fais direct et je classe. OUT!– Ce message me concerne. Cependant, il s’agit d’une tâche que je vais déléguer à quelqu’un d’autre, je délègue, j’avise les deux parties et je classe. Ou, si j’ai la responsabilité du dossier en amont, je me mets un rappel pour faire un suivi le moment venu. OUT!– Ce message est indésirable et a réussi à passer à travers le filet de l’antispam, alors je l’identifie comme tel (« flag ») pour que le logiciel l’élimine les prochaines fois. OUT!– Ce message nécessite une action de ma part à un moment précis dans le temps, alors je réserve du temps pour ça et je le mets à l’agenda pour prendre action, impérativement avec le jour et l’heure. Par exemple dans le cas d’une réunion ou visite client, etc. OUT!– Ce message est dans mon Inbox depuis plus d’une semaine, voire davantage, je classe direct, ce n’est pas important vu le délai déjà. OUT!
2. Pour les messages qui représentent une tâche sur laquelle je dois prendre action, alors je le mets dans ma liste des choses à faire, incluant les informations nécessaires pour exécuter la tâche, les délais, mon interlocuteur le cas échéant et toute autre information pertinente au traitement de ce message. Cette liste peut-être une feuille ou une application sur votre iBidule préféré (Todoist, Things, Omnifocus, etc.). OUT!

Beaucoup de choses se jouent au point 6, et c’est normal parce que ça représente essentiellement le véritable travail que vous devez accomplir. Ce qui se retrouve au point 6 a été nettoyé lors des étapes précédentes. Il reste donc une quantité réduite de messages à traiter. Mais une fois que vous avez traité, et que chaque chose se trouve à sa place, vous avez gagné. Vous avez atteint Inbox Zéro. Bravo !

Au-delà de cette charge de travail, si ça vous dépasse complètement et que vous n’y arrivez plus, il est peut-être temps d’avoir une discussion avec votre hiérarchie ? Et comme vous avez mis en place cette nouvelle méthode de travail, tout est autodocumenté. Vous avez donc tous les éléments en votre possession pour démontrer que vous en avez trop sur les épaules. Mais je parie que tout sera OK, que vous allez prendre du plaisir à voir apparaître l’Inbox Zéro sur votre écran. Moi ça me motive en tout cas, et ça marche ! Même avec mes 12 comptes mail.

© 2021 Normand Primeau